Rozwój firmy w większości przypadków związany jest również z zatrudnieniem pracowników. Przedsiębiorca decydując się na zatrudnienie pracownika powinien się do tego odpowiednio przygotować, gdyż wiąże się to z wieloma dodatkowymi obowiązkami po jego stronie, których niedopełnienie może powodować bardzo poważne skutki. Zatem jakie dokumenty powinny zaleźć się w katach osobowych? Jakie czynności należy wykonać zatrudniając pracownika, aby dopełnić wszelkich formalności? Odpowiedź na to pytanie znajdziecie poniżej.

 

Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Zanim nasz przyszły pracownik podpisze z nami umowę o pracę, nawiązując w ten sposób stosunek pracy, pozostaje kandydatem na dane stanowisko.  Od kandydata zgodnie z RODO przyszły pracodawca nie może wymagać podania wszystkich danych osobowych, danych wrażliwych. Zatem nie chcąc złamać przepisów warto skorzystać ze sprawdzonego wzoru kwestionariusza dla kandydata ubiegającego się  o pracę.

 

Skierowanie na badania, orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy

Zanim dana osoba zostanie dopuszczona do świadczenia pracy w firmie, powinna przejść badania wstępne badania lekarskie. Przyszły pracownik może udać się do placówki medycyny pracy, po otrzymaniu od pracodawcy skierowania na badania. Lekarz ustala czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na danym stanowisku i w określonych warunkach. Potwierdzeniem badań jest orzeczenie lekarskie, które wraz ze skierowaniem na badania powinny znaleźć się w katach osobowych.

 

Umowa o pracę

Postawą nawiązania stosunku pracy jest zawarta między pracownikiem, a pracodawcą umowa o pracę. Posiadając dane pracownika uzyskane na podstawie kwestionariusza osobowego pracodawca przygotowuje umowę, która zostaje podpisana przez obie strony. Umowa ta może być zawarta:

·         na okres próbny,

·         na czas określony,

·         na czas nieokreślony.

 

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracownik podpisując umowę o pracę otrzymuje od pracodawcy również informacje o warunkach zatrudnienia, która określa dobową i tygodniową normę czasu pracy, przerwie w pracy, rozliczeniu pracy w godzinach nadliczbowych, pracy zmianowej.

 

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Dane osobowe o jakie może prosić przyszłego kandydata nie są wystarczające do kontynuacji procesu zatrudnienia nowego pracownika. Dokumentacja powinna zostać uzupełniona o kwestionariusz pracownika, który zawiera między innymi dane niezbędne do zgłoszenia go do ZUS.

 

Informacja o równym traktowaniu

Przepisy prawa jasno określają, że pracownicy mają równe prawa z tytułu wypełniania tego samego zakresu obowiązków. Zapisy te mają zapobiegać dyskryminacji m.in. ze wzglądu na wiek, płeć, czy rasę.

 

Klauzula o przetwarzaniu danych

Dokumentacja dla nowego pracownika powinna zawierać również klauzulę o przetwarzaniu danych osobowych, ponieważ pracodawca od momentu pobrania od pracownika kwestionariusza osobowego, staje się administratorem jego danych osobowych.

 

Oświadczenie o korzystaniu z  uprawnień rodzicielskich

Pracownikowi wychowującemu dziecko/ dzieci w wieku do 14 lat przysługuje urlop na opiekę na dzieckiem, 2 dni na dany rok kalendarzowy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar ten przysługuje na obu rodziców, co oznacza, że jeśli wykorzysta go jeden z rodziców, to 2 nie może z niego skorzystać.

Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich powala na zebranie zgód w kwestiach:

·       pracy powyżej 8 godzin na dobę (dotyczy systemu zrównoważonego pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej),

·         pracy w godzinach nadliczbowych,

·         pracy w systemie przerywanego systemu pracy,

·         delegowania pracownika poza stałe miejsce pracy.

Oraz oświadczenia o korzystaniu lub nie, z czasu wolnego na opiekę nad dzieckiem, w jednym dokumencie.

 

Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest obowiązkowo zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS. Ubezpieczony ma możliwość również zgłoszenia do ubezpieczenia członków rodziny, którzy nie posiadają tytułu do objęcia ich ubezpieczeniem.  Zgodnie z art. 5 Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych za członka rodziny uważa się:

·         dziecko własne, małżonka, przysposobione dziecko, dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka (do ukończenia przez nie 18 lat), a jeżeli uczy się dalej w szkole lub zawodowego nauczycieli, lub odbywa kształcenie w uczelni, lub szkole doktorskiej- do 26 roku życia, zaś jeśli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności- bez ograniczenia wieku,

·         małżonka,

·         wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

 

 

 

Dokumentacja PIT-2

Pracodawca ma obowiązek przechowywać oświadczenie pracownika do celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.  PIT-2 upoważnia pracodawcę do pomniejszenia zaliczek na PIT o kwotę zmniejszającą podatek.

 

Zaświadczenie o przeprowadzonym szkoleniu BHP

Pracodawca przed rozpoczęciem pracy przez pracownika na danym stanowisku ma obowiązek przeszkolić pracownika z bezpieczeństwa i higieny pracy. Przed przeprowadzonym szkoleniem, czy to przez zewnętrzną firmę, czy BHPowca wewnątrzzakładowego pracownik nie może wykonywać pracy. Po szkoleniu pracownik podpisuje zaświadczenie, które jest przechowywane w aktach osobowych.

 

Każda firma może mieć również szereg dokumentów wewnątrzzakładowych, takich, jak informacja o monitoringu w zakładzie pracy, czy regulamin pracy (jeśli firma zatrudnia powyżej 50 pracowników), regulamin wynagradzania i premiowania, regulamin pracy zdalnej, obwieszczenia czasu pracy oraz cała pozostałą dokumentacja wewnątrzzakładowa.